Κινήσεις λογαριασμού σε Excel: ο πλήρης οδηγός

Στο e-banking σχεδόν κάθε τράπεζας, η λίστα με τις συναλλαγές σας λέγεται Κινήσεις. Το αρχείο που κατεβάζετε από εκεί λέγεται κατάσταση λογαριασμού. Είναι το ίδιο πράγμα ιδωμένο από δύο πλευρές, και αυτή η μικρή διαφορά στους όρους είναι ο λόγος που πολλοί δυσκολεύονται να βρουν αυτό που ψάχνουν.

Αυτός ο οδηγός δείχνει πώς να πάτε από τις κινήσεις στην οθόνη σε ένα αρχείο Excel που μπορείτε πραγματικά να χρησιμοποιήσετε.

Γιατί δεν αρκεί η αντιγραφή από την οθόνη

Η προφανής λύση - επιλογή, αντιγραφή, επικόλληση στο Excel - σπάει σχεδόν πάντα:

• Τα ποσά κολλάνε ως κείμενο, οπότε δεν αθροίζονται. Το Excel δείχνει 0 εκεί που περιμένετε σύνολο.
• Οι ημερομηνίες γίνονται κείμενο και δεν ταξινομούνται σωστά· η 10η Ιανουαρίου έρχεται πριν από τη 2α.
• Οι περιγραφές με κόμμα σπάνε σε λάθος στήλες.
• Οι κινήσεις που δεν χωράνε στην οθόνη απλώς λείπουν.

Το χειρότερο δεν είναι ότι φαίνεται λάθος. Είναι ότι φαίνεται σωστό ενώ λείπουν γραμμές.

Κατεβάστε το PDF, όχι στιγμιότυπο οθόνης

1. Συνδεθείτε στο e-banking σας.
2. Ανοίξτε τον λογαριασμό και πηγαίνετε στις Κινήσεις (ορισμένες πλατφόρμες το λένε Καταστάσεις ή e-statements).
3. Επιλέξτε την περίοδο που θέλετε.
4. Κατεβάστε το PDF.

Το PDF της τράπεζας περιέχει το κείμενο ως κείμενο. Ένα στιγμιότυπο οθόνης περιέχει μόνο εικονοστοιχεία, οπότε κάθε ποσό πρέπει να μαντευτεί ξανά από την εικόνα.

Μία περίοδος κάθε φορά

Μετατρέψτε μία κατάσταση κάθε φορά. Η αριθμητική κλείνει μόνο μέσα στη δική της περίοδο: υπάρχει αρχικό υπόλοιπο στην αρχή, τελικό στο τέλος, και όλες οι κινήσεις ανάμεσά τους πρέπει να οδηγούν από το ένα στο άλλο.

Αν ενώσετε τρεις μήνες σε ένα αρχείο, χάνετε ακριβώς αυτόν τον έλεγχο.

Ο έλεγχος που έχει σημασία

Ένα αρχείο Excel με τις κινήσεις σας αξίζει όσο και η εγγύηση ότι δεν λείπει καμία γραμμή.

Ο τρόπος να το ξέρετε είναι αριθμητικός: αρχικό υπόλοιπο + άθροισμα κινήσεων = τελικό υπόλοιπο. Αν η ισότητα δεν βγαίνει στο λεπτό, κάτι λείπει ή διαβάστηκε λάθος - και το ξέρετε πριν στείλετε το αρχείο στον λογιστή σας.

Το KontoSheet κάνει αυτόν τον έλεγχο σε κάθε μετατροπή, με τα υπόλοιπα που τυπώνει η ίδια η κατάσταση. Όταν δεν συμφωνεί, το επισημαίνει και δεν σας χρεώνει.

Αν έχετε μόνο χαρτί

Σαρώστε τη σελίδα ή βγάλτε της καθαρή φωτογραφία από πάνω, με ίσιο χαρτί και καλό φως. Οι κινήσεις διαβάζονται αυτόματα με OCR.

Δύο πράγματα να προσέξετε: τραβήξτε κατακόρυφα πάνω από τη σελίδα, όχι υπό γωνία, και ισιώστε τυχόν τσακίσεις. Μια λοξή φωτογραφία μπορεί να ταιριάξει ένα ποσό με λάθος γραμμή.

Σε σαρώσεις και φωτογραφίες, η στήλη υπολοίπου συχνά είναι πολύ ξεθωριασμένη για να διαβαστεί. Τότε δεν υπάρχει τίποτα να ελεγχθεί, οπότε η μετατροπή σας παραδίδεται δωρεάν και με σαφή επισήμανση - ελέγξτε τα ποσά μόνοι σας πριν τα χρησιμοποιήσετε.

Τι να περιμένετε στο αρχείο

• Ημερομηνία, αιτιολογία, περιγραφή, ποσό και τρέχον υπόλοιπο για κάθε κίνηση.
• Τα ποσά ως αριθμούς που αθροίζονται, όχι ως κείμενο.
• Τις ημερομηνίες ως πραγματικές ημερομηνίες που ταξινομούνται.
• Εξαγωγή σε .xlsx, CSV, ή σε μορφή έτοιμη για QuickBooks και Xero.

Μετατρέψτε τις κινήσεις σας